| Es frecuente en la época en la que vivimos hablar de compras online y la mayoría de nosotros hemos experimentado comprando por internet en mayor o menor medida. De hecho, en 2018 más de 19 millones de españoles hemos comprado bienes o servicios online (más del 70% de los que tenemos acceso a internet) y la tendencia sigue aumentando año a año.
Esta tendencia, sin embargo, no se refleja en las compras empresariales, la mayoría de las empresas en España siguen comprando igual(email, por teléfono e incluso Fax). En 2018, Deloitte completó un estudio global que apuntaba algunos en los ejes de las Personas, Información y Sistemas, siendo la falta de calidad e integración en los datos los primeros motivos, seguidos de falta de apoyo y conocimiento por parte de los equipos directivos de la tecnología disponible (CPO Study página 32)
¿Qué es eso del eProcurement?
Las Plataformas de Compras, eProcurement o Contratación Electrónica son básicamente paquetes de software que automatizan y regulan las relaciones digitales entre los compradores y los vendedores durante todos los pasos del proceso entre que se identifica una Necesidad y se emite el Pago. Dentro de todo ese proceso, podemos encontrar dos grandes grupos de actividades: Estratégico y Operativo. Los módulos Estratégicos más habituales son los de Gestión de Proveedores, Gestión de Contratos, Análisis de Datos y Licitaciones y subastas. Estos módulos se enfocan en la parte más estratégica y relacional con los proveedores y son críticos a la hora de establecer un proceso de compra bien estructurado, proporcionando un alto valor para una empresa a la hora de mejorar su cartera de proveedores y conseguir reducir sus costes. Los módulos Operativos más habituales son los de la Compra Electrónica (mediante el carro de compra, flujos de autorización, la facturación electrónica y los informes de datos. Estos módulos se enfocan más en los procesos internos de la empresa y permiten comprar de una manera más eficiente y controlada (comprar a quien quiero, lo que quiero y cuando quiero), contribuyendo a la agilidad de la empresa y a un mejor uso de sus recursos.
¿Qué ventajas aporta a una empresa?
La Contratación Electrónica aporta ventajas muy similares a las que experimentamos con la compra electrónica en nuestros hogares: agilidad, mejores precios, eficiencia y control sobre lo que compramos (visibilidad del gasto). La magnitud de dichas ventajas es variable dependiendo de la madurez y el grado de implantación de la tecnología, pero se pueden usar los siguientes estándares como referencia del potencial que podemos desbloquear a través de la Contratación Electrónica:
Para hacerse una idea del impacto en su empresa, puede utilizar el simulador de ROI creado por Jaggaer ™ que en menos de 1 minuto le dará un resultado. Simulando una empresa que gaste 1,000,000 de euros y controle el 75% de su gasto en contratos con unas 1,500 ordenes al año el ahorro de una plataforma sería de más de 100,000 euros anuales. Link en https://www.jaggaer.com/es/calculador-de-roi/
La mina de la información Llevamos varios años escuchando que la información será el activo más importante de una empresa rivalizando con sus propios empleados, ¿cómo encajan las plataformas de contratación electrónica en la gestión de la información? Pues principalmente atacando los problemas que mencionaba Deloitte en su informe y proporcionando una mejor calidad en los datos y una mayor integración (tanto dentro de la propia plataforma como con el resto de la arquitectura tecnológica de la empresa). La gestión de la información en una plataforma electrónica aumenta exponencialmente los beneficios anteriormente descritos ya que permite ver en tiempo real qué está pasando, analizar las posibles mejoras y directamente actuar en la plataforma. Para ilustrar este ciclo os damos un ejemplo de cómo se retroalimentan los ahorros usando la información: Hemos acabado una licitación para material de repuesto y mantenimiento eléctrico con más de 4,000 referencias y decidimos implantar un catálogo que incluya todos estos artículos con nuestros nuevos precios. Al ir pasando los meses notamos que hay nuevas referencias en el mercado (sustituciones, promociones, packs, etc) que se están comprando a otros proveedores dentro de la plataforma o al proveedor seleccionado pero fuera del catálogo. Gracias a que disponemos de la información del artículo (proveedor, precio, tiempo de entrega, etc) en la propia plataforma podemos simplemente sacar esos artículos a licitación, o directamente, proponer al proveedor preferido que los incorpore al catálogo con el descuento negociado durante la licitación. Ahorros directos, sin apenas esfuerzo de negociación y derivados de la información que antes era invisible.
¿Cuál es el primer paso? El primer paso es, sin duda, dejarse asesorar. No solamente es importante seleccionar la plataforma adecuada, sino también incorporar el análisis de tus procesos actuales en la implantación y post-implantación de la herramienta. La mayoría de las empresas enfocarán mucho tiempo y recursos en escoger la tecnología adecuada. Algunas, además, revisarán sus procesos y el impacto que va a tener el cambio de plataforma. Muy pocas , desgraciadamente, incluirán los cambios a nivel de cultura y mentalidad para su personal resultantes de esta transformación. Es fundamental cubrir los tres aspectos de cambio (Tecnología, Procesos y Personas) para asegurar que la plataforma se implanta con éxito y que ese éxito es sostenible en el tiempo. Si nos olvidamos de una de las tres patas del taburete, el ROI de la plataforma se verá mermado por un menor resultado (no alcanzará a cubrir todo lo esperado) y mayores costes (re-lanzamientos, formación repetitiva, etc).
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